01.02.2022 - Lesezeit: 6 Minuten
Die Arbeit mit einem dezentralen, weltweit verteilten Team bringt viele positive Effekte mit sich. Dazu zählen beispielsweise die freie Wahl des Wohnortes, große Zeitersparnisse durch wegfallendes Pendeln und eine sehr große Flexibilität. Dennoch ist nicht abzustreiten, dass viele antrainierte Verhaltensweisen, die wir durch traditionelle Arbeitsmodelle kennen, in der Remote-Arbeit nicht gelten.
Einer der großen Kernunterschiede ist die Kommunikation innerhalb des Teams. Kollegen sitzen nicht nur ein Zimmer voneinander entfernt, es existiert kein physischer Meeting-Raum und alle befinden sich in der gleichen Zeitzone.
In der letzten Woche hat die größte Remote Community der Welt, We Work Remotely auf Twitter 8 Tipps veröffentlicht, um die Kommunikation in verteilten Teams zu verbessern. Wir können jeden einzelnen davon unterstreichen. Schauen wir uns gemeinsam die Erkenntnisse an. Bei einigen Punkten werden wir Anmerkungen hinzufügen. Diese stammen aus unserer eigenen Erfahrung in der Arbeit von Remote-Teams.
1. Die Grundlagen müssen stimmen
Kommuniziere klar, übersichtlich und konsistent
Sei achtsam auf virtuelle Körpersprache
Berücksichtige den Kontext – entwickle ein Bewusstsein für die kulturellen Normen Anderer, Unterschiede in den Muttersprachen, Zeitzonen etc.
Denke kritisch
Anmerkung
Teil eines Remote Teams zu sein, heisst in den allermeisten Fällen international zu arbeiten. Daher ist eben dieser Kontext sehr wichtig. In den seltensten Fällen sind alle Team-Mitglieder Native Speaker. Auch ist eine Neugier für kulturelle Unterschiede notwendig.
Einfachheit in der Kommunikation ist die goldene Grundregel. Das unterstütze nicht nur die Vermittlung der Informationen, sondern erleichtert auch den Kontextwechsel.
2. Stimmt klaren Kommunikations-Richtlinien zu
Etabliert Guidelines so, dass jeder weiß, wie er kommunizieren sollte und wo gesunde Grenzen zu setzen sind.
Diese beinhalten
Verfügbare Arbeits- und Kommunikations-Zeiten
Check-In Richtlinien
Spezifische Tools für spezifische Arten von Nachrichten
Anmerkung
Auch hier geht es um ein ganz klares Erwartungsmanagement. Gerade, wenn das Team über weit verteilte Zeitzonen arbeitet, sollte für alle klar sein, wann jeder erreichbar ist.
Die Nutzung von Check-Ins ist eine großartige Möglichkeit, um alle Team-Mitglieder asynchron über das Tagwerk abzustimmen. Wir nutzen hierfür ganz einfach eine Erinnerung in Slack, die jeden Morgen alle Team-Mitglieder fragt, was sie gestern erreicht haben und für den aktuellen Tag planen.
3. Wenn kommuniziert wird, fange mit der wichtigsten Information an
Beginne bereits mit der Kernaussage und füge unterstützende Informationen, absteigend geordnet nach Wichtigkeit, hinzu. Schließe mit zusätzlichen Inhalten, die sich als nützlich oder als „nice to know“ herausstellen, ab.
Anmerkung
Dies gilt insbesondere, wenn schriftlich miteinander kommuniziert wird. Je länger die Nachrichten und unterstützenden Fakten, desto geringer ist die Aufmerksamkeit. Daher ist es selbst bei schwierigen Themen wichtig, geradeaus die Konklusion zu nennen.
Bei E-Mails favorisieren wir die Nutzung von What, So What, Now What.
4. Schreibe wie ein Vermarkter
Bevor du eine Nachricht abschickst, frage dich diese Fragen:
Wer ist mein Adressat?
Was möchte ich übermitteln?
Was benötigt mein Empfänger von mir?
Kann ich meine Nachricht vereinfachen?
Was wäre eine erfolgreiche Antwort?
Füge nur eine Handlungsaufforderung hinzu.
Anmerkung
Das ist wahrscheinlich ein Punkt, an dem sich die Geister scheiden. Es geht nicht darum sich oder etwas zu verkaufen. Viel mehr ist das mentale Modell nahezu identisch. Wenn ich als Autor vorher diese Fragen kläre und eine verständliche Nachricht daraus formuliere, haben alle gewonnen.
Wir fügen am Ende jeder E-Mail eine klare, kurze Handlungsaufforderung hinzu. Diese kann beispielsweise sein:
Bitte gebe uns Feedback, ob aus deiner Sicht der Sprint fertiggestellt werden kann.
Bitte erstelle einen Pull Request, sodass ich zeitnah die Funktion überprüfen kann.
5. Mache längere Nachrichten überfliegbar
Nutze Überschriften oder fetten Text
Vermeide lange Absätze und Sätze
Nutze Aufzählungen wenn es notwendig ist
Anmerkung
Absolut. Natürlich gibt es Szenarien in denen sich lange Nachrichten nicht vermeiden lassen. Daher ist Struktur gefragt. Aufzählungen und Zwischenüberschriften sind in dem Fall das Mittel der Wahl. Jeder hat seinen eigenen Stil. Ich beispielsweise starte meistens mit dem Anfang der Nachricht, danach folgt der Schluss und die Zwischenüberschriften. Erst dann wird tatsächlich ausformuliert.
Wir versuchen weitestgehend auf lange Nachrichten zu verzichten. Ab einer gewissen Länge wird oftmals klar, dass noch nicht alle Datenpunkte und Informationen ausreichend verstanden wurden.
6. Nutze Video-Nachrichten für zusätzliche Inhalte
Es gibt Themen, die ohne Kontext schwer zu verstehen sind. Tools wie loom sind sehr hilfreich, wenn es mehr um asynchrone Kommunikation geht. So lassen sich Bildschirmaufnahmen mit Ton erstellen und sekundengenaue Textkommentare einfügen.
Anmerkung
Bei der Entwicklung von digitalen Produkten sind zusätzliche Medien unabdingbar. Sei es ein Screenshot, der den Kontext zeigt oder ein Video, das beispielsweise eine bestimmte Funktion genauer erläutert. Übrigens gelten hier exakt die gleichen regeln.
Zudem nutzen wir sehr gerne für tiefere Themen Tuple als Tool für Pair Programming Sessions, um gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten.
7. Werde ein Gelehrter in der asynchronen Kommunikation
Stelle deinen Team-Mitgliedern alles bereit, sodass sie selbstständig arbeiten können: Details, Dateien, Links, Deadlines etc.
Das Ziel für sie ist, so schnell wie möglich mit der Arbeit loszulegen, ohne zusätzliche Fragen stellen zu müssen.
Anmerkung
Wir können nicht nicht kommunizieren auch in der digitalen Welt. Wie bereits erwähnt, benötigt die Umstellung ein wenig Zeit. Der große Vorteil ist, dass wir mit einer Nachricht gleich alle notwendigen Materialien bereitstellen können.
Wir nutzen spezielle Tools und gesonderte Kanäle, je nach Anwendungsfall. Für das interne Projektmanagement kommen JIRA und Slack zum Einsatz. Für die Kommunikation und das Aufgabenmanagement mit Kunden wird häufig Asana genutzt.
8. Kommuniziert nicht nur über die Arbeit
Trefft euch in der virtuellen Teeküche auf Slack. Lerne deine Team-Mitglieder kennen. Der Aufbau einer Verbindung mit deinem Team ist essenziell für Verständnis, Vertrauen und aufrichtige persönliche Verbindungen.
Denkt immer daran, wenn ein Team sich verbunden fühlt, fließt die Kommunikation offener und mit weniger Missverständnissen.
Anmerkung
Dieser Punkt wird in Remote Teams zu oft vergessen. Gerade weil es schwerer ist sich eben mal schnell über das Wochenende auszutauschen oder darüber zu debattieren, was wirklich die beste Netflix Serie aller Zeiten ist. Bei prepend haben wir in Slack einen dezidierten #watercooler Channel, in dem wir Platz für genau solche Themen haben.
Zusammenfassung
Diese 8 Regeln von We Work Remotely fassen den Kern der Kommunikation in einem verteilten Team sehr gut zusammen. Am Anfang benötigt es Zeit für diese elementare Umstellung.
Kommunikation ist elementar und die wichtigsten Informationen in der richtigen Tonalität zum richtigen Zeitpunkt zu transportieren ist schwer. Auch wir sind hier nicht perfekt und versuchen jeden Tag besser zu werden.
Vielen Dank fürs lesen. Wenn du den Artikel hilfreich gefunden hast, teile ihn gerne mit deinem Netzwerk. Wir stecken viel Arbeit in unseren Content und es wäre nett viele Damit zu erreichen.
